ris-rijkschroeff-juristen
contact

Welke gegevens van de zieke werknemer mag de werkgever bewaren?

In ieder bedrijf waar werknemers zijn, komen ziekmeldingen voor. Vaak geeft de zieke werknemer zelf aan wat er mankeert. Zeker wanneer het gaat om een griepje zal de werknemer niet geheimzinnig doen over wat hem mankeert. Het is nu de vraag hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. Want mogen deze gegevens wel worden opgenomen in de administratie? Op deze vraag wordt er in dit artikel ingegaan.

Gegevens over de ziekmelding

Bij ziekte zal de werknemer dit zo snel mogelijk aan de werkgever moeten melden. Voor de werkgever is het van belang om op tijd te weten dat hij iemand moet missen. Om daar verder rekening mee te kunnen houden, zal hij graag willen weten wat de werknemer mankeert en of hij (tijdelijk) iemand anders moet inzetten.

Het is dan ook logisch dat de werkgever zal vragen naar de aard van de ziekte en hoe lang de werknemer verwacht dat de ziekte zal duren. Maar mag de werkgever dat wel vragen? De vraag wat de werknemer mankeert, mag de werkgever niet stellen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt dat alleen de gegevens gevraagd mogen worden die noodzakelijk zijn om wettelijke verplichtingen na te komen of de gegevens die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering. Hij mag dus wel vragen naar de verwachte duur van de ziekte.

Waar onder andere nog meer naar gevraagd mag worden, zijn de contactgegevens om de werknemer te kunnen bereiken, of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval in verband met wettelijke verplichtingen en naar nog eventueel lopende zaken op het werk.

Gegevens die de werknemer vrijwillig geeft

Maar wat nu als de werknemer uit zichzelf vertelt wat hem mankeert en wat de aard daarvan is? Wanneer de werknemer zelf vertelt wat er aan de hand is, mag dat wel ter kennisgeving worden aangenomen. Wat niet mag is dat deze gegevens worden opgenomen in de administratie. Het zijn tenslotte geen gegevens die de werkgever nodig heeft om een wettelijke verplichting na te komen en het is ook niet noodzakelijk voor de bedrijfsvoering.

Hier bestaan uitzonderingen op. Dat zijn de gegevens over de ziekte waar de werkgever en de directe collega’s rekening mee moeten houden. Dan kan het gaan om ziektes als diabetes of epilepsie. De werkgever en de directe collega’s moeten dan weten hoe zij moeten handelen wanneer er een noodsituatie ontstaat. In deze gevallen moet het wel gaan om vrijwillig verstrekte gegevens door de werknemer.

Schending van de privacy en de toezicht

De gegevens over de gezondheid van een werknemer behoren tot de bijzondere persoonsgegevens. Dat zijn bijvoorbeeld ook gegevens over godsdienst en ras. Deze gegevens mogen niet zomaar worden verwerkt, zeker niet door de werkgever. Wanneer hier onzorgvuldig mee wordt omgegaan, dan kan dat betekenen dat de privacy van de werknemer wordt geschonden. Op het onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens staan hoge boetes. 

De toezichthoudende instantie is de Autoriteit Persoonsgegevens. Zij stelt beleidsregels op aan de hand van de privacywetgeving. Wanneer er een melding wordt gemaakt van een vermoeden van het schenden van persoonsgegevens, zullen zij aan de hand van die beleidsregels controleren of de werkgever zich aan de regels houdt.

Conclusie

Het is begrijpelijk dat de werkgever graag alles wil weten omtrent de ziekte van de werknemers. Het is echter verboden om naar bepaalde gegevens te vragen, laat staan deze gegevens op te nemen in de administratie. De gegevens die de zieke werknemer vrijwillig geeft mag dus ook niet zomaar worden verwerkt. Worden de gegevens wel in de administratie opgenomen, dan bestaat er de kans dat de privacy van de werknemer wordt geschonden en kan de Autoriteit Persoonsgegevens hoge boetes uitdelen. Mocht u niet zeker zijn of de persoonsgegevens goed worden verwerkt, dan is het altijd raadzaam om een jurist ernaar te laten kijken of hem om advies te vragen.

Mocht u nadere informatie willen over dit onderwerp of een afspraak willen maken dan kunt u contact opnemen via het telefoonnummer 020 – 491 78 01 of u kunt een email sturen naar info@ris-rijkschroeff.nl.