ris-rijkschroeff-juristen
contact

Is de AVG van toepassing op het personeelsdossier?

Het zal bijna niemand ontgaan zijn; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds mei 2018 van toepassing. Deze omvangrijke privacywetgeving heeft veel tumult met zich meegebracht. Over veel onderwerpen is en wordt veel gediscussieerd. Een onderwerp wat regelmatig voorbij komt is of de AVG van toepassing is op het personeelsdossier. In dit artikel gaan we daar op in.

Wanneer is de AVG van toepassing

De AVG is van toepassing wanneer er sprake is van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast is de AVG van toepassing op de handmatige verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Een bestand moet gezien worden als een gestructureerd geheel dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Dat houdt in dat er een samenhangend geheel moet zijn en de gegevens moeten systematisch toegankelijk zijn. De verzameling van gegevens moet op grond van meer dan een kenmerk een onderling geheel vormen. 

Het personeelsdossier

Bedrijven met personeel zijn verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Het maakt daarbij niet uit of het dossier digitaal is of niet. In het personeelsdossier is meestal opgenomen:

  • Persoonlijke gegevens van de werknemer
  • (Arbeids-)overeenkomsten
  • Functioneren en ontwikkelingen
  • Ziekteverzuim
  • Overige

In het personeelsdossier worden dus de belangrijkste gegevens over de medeweker in een map/dossier gebundeld. Om te zorgen dat alles overzichtelijk is en het makkelijker werken is, worden er voor de dossiers vaak eenzelfde soort dossier en dezelfde indeling aangehouden. Zo heeft iedere map dezelfde structuur.

De AVG en het personeelsdossier

Omdat het personeelsdossier bestaat uit een vast aantal punten kunnen we spreken van een gestructureerd geheel van gegevens die naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is dus aan te merken als een bestand. Het maakt dus niet uit hoe het personeelsdossier wordt opgebouwd, het valt altijd onder het toepassingsgebied van de AVG. De rechter heeft dit in juli 2018 nog eens bevestigd

Nu de AVG van toepassing is op het personeelsdossier, houdt dat onder andere in dat de werknemer ook alle rechten uit de AVG kan inroepen. Zo kan de werknemer op grond van de AVG onder andere:

  • Inzage krijgen in het personeelsdossier
  • Een kopie van het personeelsdossier krijgen
  • Wijzigingen laten aanbrengen in het dossier
  • Zijn gegevens overdragen naar zijn nieuwe werkgever

Conclusie

Ieder bedrijf met personeel is verplicht om personeelsdossiers aan te leggen en bij te houden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is van toepassing op de personeelsdossiers. Dit houdt onder andere in dat werknemers alle rechten kunnen inroepen die de AVG kent. Zo kunnen zij op grond van de Verordening inzage krijgen en wijzigingen eisen.

Het is goed om zowel het personeelsdossier als de processen daaromheen AVG-proof in te richten. Heeft u twijfels of dat goed is geregeld, zorg dan voor advies van een jurist.

Mocht u nadere informatie willen over dit onderwerp of een afspraak willen maken, dan kunt u contact opnemen via het telefoonnummer 020 - 491 78 01 of u kunt een email sturen naar info@ris-rijkschroeff.nl.