ris-rijkschroeff-juristen
contact

4 tips over het opnemen van gegevens van een zieke werknemer

In een eerder artikel schreven we over de zieke werknemer en privacy. Daarin bespraken we welke gegevens over een zieke werknemer in het dossier opgenomen mogen worden. In dit artikel gaan we daarop door en geven we 4 tips over hoe je op een privacyvriendelijke manier om kan gaan met gegevens van en over een zieke werknemer.

In het kort hoe het ook alweer zit

De gegevens over de gezondheid van een werknemer behoren tot de bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens mogen niet zomaar worden verwerkt. Hiervoor moet er toestemming zijn gegeven door de betrokkene, of de werkgever moet een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking of er moet een wettelijke verplichting zijn die zegt dat de werkgever de gegevens moet of mag verwerken. 

In de meeste gevallen zal er geen sprake zijn van een gerechtvaardigd belang waarbij dat belang groter is dan de privacy van de werknemer. Ook zal er niet vaak een situatie zijn waarbij de wet voorschrijft dat je gegevens van een zieke werknemer moet of mag verwerken. 

Het is niet alleen dat je in principe geen gegevens over een zieke werknemer in het dossier mag opnemen, het is zelfs zo dat je daar ook niet naar mag vragen. Althans, je mag niet vragen naar informatie over de arbeidsongeschiktheid zelf. Dus, wat de werknemer heeft, de klachten of diagnoses etc.

Hoe je kunt omgaan met de situatie van een zieke werknemer

Als werkgever zou je het liefst alles willen weten over alle omstandigheden die van invloed zijn op het bedrijf en de bedrijfsvoering. Zo zou je het liefst ook de situatie van een zieke werknemer onder controle hebben. Dat mag alleen tot op zekere hoogte. Maar wat mag je als werkgever vragen bij ziekmelding en wat mag je verwerken in het dossier? Hieronder staan 4 tips over hoe je kunt omgaan met de situatie dat een werknemer arbeidsongeschikt is.

Tip 1: Vraag of de werknemer onder een bepaalde vangnetbepaling van de ziektewet valt

In sommige gevallen kan de werkgever het uitbetaalde loon verrekenen met ziektewetuitkering. In sommige van deze gevallen heeft de overheid het niet redelijk gewenst dat de werkgever opdraait voor de kosten van de ziekte. Let hierbij wel op dat je alleen mag vragen of iemand onder een vangnetbepaling valt. Je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling de werknemer valt.

Tip 2: Vraag of de ziekte een gevolg is van een arbeidsongeval

Hoewel de kans heel klein is dat je als werkgever zijnde niet weet dat er een arbeidsongeval heeft plaatsgevonden, is deze tip toch het noemen waard. Het is al vervelend dat een werknemer ziek is, maar als dat door een arbeidsongeval is gekomen, dan moet je andere stappen nemen. Zo moet er namelijk gekeken worden in hoeverre je als werkgever aansprakelijk bent, of je maatregelen moet treffen om te zorgen dat dit soort dingen niet nog een keer gebeuren en moet eventueel de verzekering en juridische bijstand worden ingeschakeld.

Tip 3: Vraag of er sprake is van een verkeersongeval

Je kunt vragen of de werknemer arbeidsongeschikt is door een verkeersongeval en of daar een derde bij betrokken is die eventueel aansprakelijk is. Het is namelijk zo dat als er inderdaad een derde aansprakelijk is voor het verkeersongeval dat de werkgever kosten kan verhalen op de aansprakelijke persoon. De kosten die de werkgever kan verhalen zijn onder andere: het aan de werknemer betaalde loon en re-integratiekosten.

Tip 4: Schakel vroegtijdig een arbo-arts in

Sinds 1 juli 2018 is het verplicht om een basiscontract met een arbodienstverlener te hebben. Een voordeel van een arbo-arts is dat hij wel mag vragen naar gegevens die over de arbeidsongeschiktheid gaan. Hij mag dus vragen wat de werknemer heeft en hoe dat komt. Tijdens de ziekteverzuimbegeleiding of re-integratie zal de bedrijfsarts degene zijn die de werkgever informatie verstrekt over:

  • de werkzaamheden die de werknemer wel of niet kan uitvoeren;
  • de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
  • verwachte duur van het ziekteverzuim;

Let op!

Let er wel op dat je alleen de gegevens mag verwerken die van belang zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en voor de re-integratie. Ontvang je andere informatie? Zorg dan dat dit direct wordt verwijderd en niet wordt opgenomen in het dossier.

Wil je meer over dit onderwerp weten of heb je een andere vraag? Bel dan 020 - 491 78 01 of stuur een e-mail naar info@ris-rijkschroeff.nl.